A digitação manual de faturas é uma das tarefas que mais tempo consome numa empresa, e uma das que mais erros gera. Neste artigo, vemos como a pode reduzir ao mínimo.
O problema da introdução manual
Copiar valores, NIF, datas e taxas de IVA de cada fatura para o software é repetitivo e cansativo. Ao fim de dezenas ou centenas de documentos, o cansaço traduz-se em enganos que depois é preciso corrigir, muitas vezes só quando a diferença aparece numa reconciliação ou numa conferência.
Quanto tempo se perde, na prática
O tempo gasto em cada fatura parece pequeno, mas soma-se: abrir o documento, procurar cada dado, escrevê-lo, conferi-lo e passar à seguinte. Num mês com muitas faturas, é uma parte importante do dia de trabalho que não acrescenta valor, porque os dados já existem no documento.
Automatizar a extração dos dados
Com uma ferramenta que lê as faturas em PDF e extrai os dados automaticamente, a equipa deixa de digitar e passa a validar. As regras de cada fornecedor escrevem-se em linguagem simples, e o trabalho fica mais rápido e muito mais fiável.
Exportar num formato que o seu ERP aceita
O passo final é exportar os dados em Excel ou CSV, prontos a importar no seu software de gestão. Sem ligações técnicas complicadas, funciona com praticamente qualquer ERP, e não é preciso alterar o software que a empresa já usa.
O que muda para a equipa
A tarefa deixa de ser escrever e passa a ser confirmar. Em vez de repetir a mesma digitação, as pessoas dedicam o tempo a verificar exceções e a tratar o que realmente exige atenção.
Como começar
Escolha um fornecedor cujas faturas lhe dão muito trabalho e experimente com um conjunto de documentos reais. É a forma mais direta de medir o tempo que pode poupar.
Quanto tempo gasta em tarefas que não acrescentam valor?
Descubra como deixar de digitar faturas à mão.
Descobrir como funciona