Receber, registar e arquivar faturas de fornecedores consome tempo a qualquer empresa, e o pico costuma chegar no fecho do mês. Aqui ficam cinco formas simples de ganhar tempo, sem comprometer o rigor.
1. Reduza a digitação manual
Automatize a extração de dados das faturas. É a tarefa que mais tempo consome e a mais fácil de otimizar. Ler um PDF e escrever os mesmos valores noutro sistema é um trabalho repetitivo, em que um software lê mais depressa do que uma pessoa, e a pessoa fica a rever.
2. Organize os documentos à medida que chegam
Evite acumular tudo para o fim do mês. Um fluxo contínuo, com as faturas tratadas por semana ou até por dia, reduz o pico de trabalho no fecho e evita que um documento em falta apareça quando já não há tempo para o procurar.
3. Normalize os formatos de exportação
Trabalhar sempre com os mesmos formatos, Excel ou CSV, torna a importação no ERP mais previsível. Quando o ficheiro tem sempre as mesmas colunas, a importação deixa de ser uma tarefa de cada vez e passa a ser um procedimento.
4. Valide em vez de reintroduzir
Com os dados extraídos automaticamente, a equipa passa a rever e confirmar, em vez de reescrever. A revisão é mais rápida do que a digitação e continua a dar controlo sobre o que entra no sistema.
5. Documente o processo
Um processo escrito e repetível facilita a passagem de trabalho e evita esquecimentos no fecho. Basta uma página: onde chegam as faturas, quem as trata, em que formato se exportam e quando se importam.
Por onde começar
Não precisa de mudar tudo de uma vez. Escolha o ponto que lhe custa mais tempo, normalmente a digitação, e comece por aí. Os restantes passos tornam-se mais fáceis quando o primeiro está resolvido.
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