Numa padaria ou fábrica de panificação, cada compra de matéria-prima traz consigo um número de lote, essencial para garantir a rastreabilidade exigida no setor alimentar. O problema é que esse dado raramente chega num campo próprio.
O lote esconde-se na descrição
Muitos fornecedores imprimem o número de lote dentro da descrição do produto: entre parênteses, a seguir a um código ou no fim da linha. Copiar cada lote à mão, produto a produto, é lento e propenso a erros, precisamente onde não pode haver enganos.
Porque é que a rastreabilidade importa
Se for preciso identificar de onde veio uma matéria-prima, ou que produção a utilizou, o número de lote é o ponto de partida. Quanto mais cedo e mais corretamente ficar registado, mais rápido é responder a uma dúvida de qualidade ou a um pedido de um cliente ou de uma entidade de controlo.
Regras à medida de cada fornecedor
O Posturindex aprende, em linguagem simples, onde cada fornecedor coloca o lote e passa a extraí-lo automaticamente para cada linha do documento. Cada fornecedor tem a sua regra, que é criada uma vez e reutilizada em todas as faturas seguintes.
Um exemplo simples
Se um fornecedor escreve a descrição como «Açúcar 25 kg (Lote L2406A)», a regra pode ser tão simples como «o lote está entre parênteses, depois da palavra Lote». O sistema separa o lote da descrição e coloca-o numa coluna própria do ficheiro final.
Pronto a importar no ERP
A lista final, com produto, quantidade e lote, é exportada em Excel ou CSV e fica pronta a importar no ERP ou no software de gestão que já utiliza. Antes de exportar, pode rever os dados, para ter a certeza de que cada lote ficou associado ao produto certo.
Como começar
Comece por uma fatura de um fornecedor que lhe dê muito trabalho e veja quanto tempo a extração automática poupa em relação ao registo manual.
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