Empresas de equipamentos, eletrónica e material técnico precisam de registar o número de série de cada artigo que compram, para garantia, assistência e inventário. É um dado crítico e, ao mesmo tempo, um dos mais mal estruturados nas faturas.
Um dado crítico, mal estruturado
O número de série identifica uma unidade concreta, e não apenas um modelo. É ele que permite saber, anos depois, quando um equipamento entrou na empresa, a que fornecedor foi comprado e se ainda está coberto pela garantia. Sem esse registo, qualquer reclamação ou intervenção técnica começa por uma busca em papéis e ficheiros.
Como aparece nas faturas
Cada fornecedor trata o número de série à sua maneira:
- Dentro da descrição do artigo, a seguir ao modelo.
- Numa coluna ou num anexo à parte, com uma lista de números por fatura.
- Repetido linha a linha, com uma unidade de cada vez.
Introduzi-los manualmente no sistema é demorado e uma fonte constante de erros. Um único dígito trocado pode tornar um registo de garantia inútil.
Extração linha a linha
O Posturindex identifica o número de série de cada artigo e associa-o à respetiva linha, seguindo a forma como cada fornecedor o apresenta. Descreve a regra uma vez, em linguagem simples, e ela passa a ser aplicada a todos os documentos desse fornecedor. O resultado é revisto por si antes de ser finalizado.
Do documento ao ERP, sem digitação
Os artigos ficam prontos a importar em Excel ou CSV, com o número de série no sítio certo. Assim, a garantia e o histórico de cada equipamento ficam registados desde a entrada na empresa, sem reescrever dados que já existem no documento.
Como começar
Reúna uma fatura recente com equipamentos que tenham número de série e veja como o Posturindex os separa por linha. Num teste curto, percebe-se se a regra de um fornecedor funciona também para os restantes.
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