Retalho de moda: extrair cor e tamanho das faturas para o ERP

No retalho de moda e calçado, cada artigo é, na prática, uma combinação de referência, cor e tamanho. Uma única linha de fatura pode representar dezenas de variantes, e cada uma tem de entrar corretamente no stock para que a loja saiba o que tem, onde e em que quantidade.

Uma linha de fatura, dezenas de variantes

Imagine uma encomenda de ténis com a mesma referência em duas cores e sete tamanhos. Na fatura do fornecedor surge como uma ou duas linhas; no sistema de gestão, tem de ser catorze artigos distintos, cada um com o seu código. Multiplicado por uma coleção inteira, percebe-se porque é que o registo de compras pesa tanto no retalho de moda.

Onde a informação se perde

Cada fornecedor apresenta a cor e o tamanho à sua maneira. As situações mais comuns são:

• A cor e o tamanho escritos na descrição do artigo, por exemplo «Ténis Runner Preto 42».
• Os tamanhos distribuídos em colunas, com a quantidade de cada um na mesma linha.
• Códigos de cor próprios do fornecedor, que não coincidem com os usados na loja.

Lançar tudo isto à mão é demorado e propício a erros. Basta trocar um tamanho para o inventário deixar de bater certo, com impacto direto nas vendas e nas reposições.

Como o Posturindex trata as variantes

Descreve, por palavras suas, como a cor e o tamanho aparecem nos documentos de cada fornecedor. A partir dessa regra, o Posturindex separa cada combinação numa linha individual, com a quantidade certa. Antes de exportar, pode rever o resultado, para que nada entre no ERP sem a sua validação.

Do PDF a um ficheiro pronto a importar

No fim, obtém um ficheiro Excel ou CSV com uma linha por variante: referência, cor, tamanho e quantidade. É o formato que a generalidade dos ERP e programas de gestão aceita, sem ligações técnicas complicadas, e permite que o SKU de cada variante fique correto desde a entrada da mercadoria.

Como começar

Escolha duas ou três faturas de fornecedores diferentes, de preferência com formatos distintos, e use-as como teste. É a forma mais rápida de ver como as regras se adaptam à maneira como cada fornecedor apresenta a cor e o tamanho.