Em Portugal, a fatura em PDF e a fatura eletrónica coexistem, e a distinção nem sempre é clara para quem as recebe. Este artigo resume o essencial para empresas que recebem faturas de fornecedores.
Fatura em PDF
É um documento digital que representa a fatura e que se lê no ecrã, tal como em papel. É muito comum entre empresas, porque é simples de enviar por e-mail. Para quem a recebe, o desafio é que o PDF foi feito para ser lido por pessoas, e não para ser processado por um sistema: os valores estão lá, mas ninguém os estruturou.
Fatura eletrónica
A fatura eletrónica segue um formato estruturado, pensado para ser processado por sistemas informáticos. Os dados vêm organizados em campos, o que facilita a leitura automática. Nem todos os fornecedores a emitem desta forma, e muitas empresas continuam a receber uma mistura dos dois tipos.
O que isto significa na prática
Seja qual for o formato que recebe, o importante é ter um processo rápido e fiável para transformar cada fatura em dados prontos a lançar. Quando os documentos chegam em formatos diferentes, o risco é acabar com dois processos paralelos: um automático para alguns fornecedores e um manual para os restantes.
Um só processo para os dois formatos
O objetivo é que a forma como a fatura chega deixe de ser um problema. No caso dos PDF, o Posturindex lê o documento, extrai os dados com regras que descreve em linguagem simples e exporta-os em Excel ou CSV, prontos a importar no ERP.
Como começar
Faça um levantamento dos seus fornecedores e veja quantos enviam PDF. Os que lhe dão mais trabalho são os melhores candidatos para um primeiro teste.
Quanto tempo gasta em tarefas que não acrescentam valor?
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